Jak skutecznie współpracować z władzami szkoły i samorządu lokalnego

Hej! Chciałbym podzielić się kilkoma refleksjami na temat tego, jak budować dobrą współpracę zarówno z władzami szkoły (dyrekcja, nauczyciele, pedagodzy), jak i z samorządem lokalnym (urzędnicy, radni czy pracownicy gminy). Przez ostatni rok przerobiłem niejedną sytuację, w której musiałem połączyć siły z tymi „dorosłymi” instytucjami, więc zebrałem kilka wskazówek, które moim zdaniem naprawdę ułatwiają dialog i pozwalają osiągać efekty, zamiast ciągle się bić z biurokracją lub przepraszać, że projekt w ogóle nie wyszedł.

1. Poznaj procesy i procedury, zanim zaczniesz działać

Zanim podejmiesz pierwszą próbę kontaktu, dowiedz się, jak funkcjonuje Twoja szkoła i urząd.
– W szkole: warto wiedzieć, kto w Radzie Pedagogicznej odpowiada za działalność pozalekcyjną, do kogo pisać, żeby uzyskać zgodę na wydarzenie, jakie dokumenty (wnioski, zgody rodziców, regulaminy) będą potrzebne. Jeśli nie wiesz, zapytaj sekretariat albo porozmawiaj z byłym przewodniczącym SU – oni zawsze powiedzą Ci: „Najpierw idź do wicedyrektora, potem zrób formularz, a dopiero potem ruszaj z organizacją”.
– W samorządzie lokalnym: dowiedz się, która jednostka w urzędzie miasta/gminy zajmuje się młodzieżą, kto jest radnym odpowiedzialnym za kwestie oświaty czy kultury, jakie są terminy naboru wniosków o małe dotacje. Jeśli nie znasz struktur, spędzisz miesiące, próbując napisać maila, który nigdy nie trafi pod właściwy adres.

Gdy już poznasz schemat, będziesz mógł precyzyjnie zadawać pytania i przygotować materiały „od razu tak, jak trzeba”, a to buduje zaufanie.

2. Zadbaj o relacje „przed” i „po” spotkaniu

Własne doświadczenie pokazuje, że najgorzej podchodzić do dyrekcji czy urzędnika „z marszu”, dopiero gdy potrzebujesz ich zgody. Lepiej:
– Przed spotkaniem: napisz krótki, uprzejmy mail/ręcznie wydrukuj notkę, w której przedstawisz siebie i krótko opiszesz cel (np. „Jestem w SU, chcielibyśmy zorganizować warsztaty ekologiczne. Czy moglibyśmy się zabrać za wypełnienie formalności?”). Unikaj od razu napięcia w stylu: „Chcę dostać salę jutro o 17:00”.
– Po spotkaniu: prześlij podziękowanie (mail lub szybkie przemówienie przy okazji), przypomnij, co zostało ustalone, i poinformuj o kolejnych krokach („Dziękuję za poświęcony czas. W załączniku przesyłam gotowy wniosek – jeśli coś trzeba poprawić, daj znać. Czekam na uwagi!”). To pokazuje, że liczy się dla Ciebie ich praca i że traktujesz proces poważnie.

3. Mów ich językiem i skupiaj się na potrzebach organizacji

Dorośli w szkole myślą nieco inaczej niż my, młodzi:
– Dyrektor czy wicedyrektor patrzy na harmonogram lekcji, budżet szkoły, kalendarz rad pedagogicznych. Jeśli powiesz: „Chcemy zająć się… bo fajnie by było zrobić coś ekstra”, usłyszysz, że „fajnie” nie wystarczy, bo szkoła musi dbać o bezpieczeństwo, porządek i zgodność z programem. Zamiast tego wyjaśnij: „Projekt wpasuje się w nasz plan pracy wychowawczej – pomoże nam rozwinąć kompetencje kluczowe z WOS-u, zajmie nudzące się klasy, a przy okazji zrobi coś dobrego dla społeczności”.
– Urzędnicy w gminie czy mieście zwracają uwagę na dostępne budżety, programy grantowe, strategiczne cele samorządu (np. aktywizacja młodzieży, ekologia, wsparcie organizacji pozarządowych). Jeśli poprosisz: „Dajcie nam pieniądze, bo my chcemy zrobić festyn”, to prawdopodobnie usłyszysz: „A co na to opinia mieszkańców? Ile młodzież może wziąć na siebie?” Lepiej przygotować krótką prezentację budżetową, wskazać, w jakim programie pasujemy („Otrzymaliśmy wytyczne, że wniosek do programu XYZ musi angażować min. 20 uczniów i trwać 6 miesięcy…”), i pokazać, jak to wpasowuje się w cele samorządu.

Gdy mówisz „ich językiem” – szybciej uda Ci się uzyskać poparcie, bo widać, że nie jesteś „od czapy”, tylko rozumiesz obustronne potrzeby.

4. Bądź elastyczny i gotowy na kompromisy

Właśnie w tym miejscu wielu początkujących (i nie tylko) traci energię. Spotykasz się z radnym, przedstawiasz super pomysł, a w odpowiedzi słyszysz: „Rozumiem, ale mamy ograniczony budżet i w tej kadencji nie planujemy nowych stołów w bibliotece” albo „Możemy co najwyżej dołożyć 500 zł, a nie 1500 zł, o które prosicie”.
– Odpowiedź elastycznych ludzi: „Rozumiem, że budżet jest napięty – czy możemy w takim razie zmienić część programu tak, aby zmieścić się w 500 zł? Może odłożymy druk wizytówek lub zamiast cateringowej firmy poprosimy wolontariuszy o upieczenie ciast?”
– Wypracowanie hipotetycznego planu B: jeśli chcą ograniczyć wynajem sali lub koszty techniczne, sprawdź alternatywne opcje (np. szkolna aula, pożyczona od innej szkoły, proste nagłośnienie z SU).

Pokazując, że jesteś gotowy negocjować, zdobywasz szacunek – a przy okazji uczysz się rzeczy, które przydadzą się później w pracy zawodowej czy przy projektach uczelnianych.

5. Transparentność: od razu jasno, na co idą środki i jakie są zobowiązania

– W przypadku szkoły: spisuj umowę/porozumienie czy przynajmniej notuj w protokole, kto co zrobi: kto odpowiada za salę, kto płaci za materiały, kto pilnuje ubezpieczenia. Nie zostawiaj „na ustach” ustaleń typu „Dasz mi klucz od sali, a ja ci coś oddam”, bo przez zmianę jednej osoby (np. dyrektora czy kierownika administracji) wszystko można zacząć od nowa.
– W samorządzie lokalnym: jeśli dostajecie grant, to od razu dopilnujcie formalnej umowy: jakie dokumenty musicie składać, w jakim terminie, jakie są zasady rozliczenia (faktury, paragony, raport merytoryczny). Lepiej powiedzieć urzędnikowi: „Otrzymaliśmy 2000 zł – oto plan wydatków, będziemy raportować w terminie, a jeśli coś się zmieni, od razu damy znać”. Gdy pokażesz, że wszystko jest zapięte na ostatni guzik, będzie łatwiej o kolejne dofinansowanie.

Transparentność oznacza zaufanie – a bez zaufania każdy projekt będzie wodą na młyn biurokracji.

6. Zaangażuj odpowiednich pośredników i mentorów

– Nauczyciel z doświadczeniem: w szkole warto znaleźć kogoś, kto już ma przetarcie w kontaktach z dyrekcją – może być to wicedyrektor ds. wychowawczych, opiekun SU czy nauczyciel informatyki, który pomagał przy poprzednich projektach. Oni znają skróty: komu wysłać maila, kto jeszcze musi podpisać dokument, jak wygląda grafikon sal.
– Lokalny animator społeczny czy radny młodzieżowy: w urzędzie gminy znajdź osobę, która odpowiada za młodzieżowe inicjatywy – czasem to ktoś z wydziału-promocji, czasem specjalny koordynator ds. młodzieży. Jeśli pozna Cię już „z imienia i z nazwiska”, będzie prościej o uzyskanie zgody czy dotacji. Jeśli nie wiesz, kto to jest, zapytaj na infolinii lub – jeszcze lepiej – popytaj innych organizacji pozarządowych, które już dostawały granty, kto dzwonił po wsparcie.

Mentorzy to często Ci, którzy nie muszą pisać dla Ciebie wniosku, ale podpowiedzą, jak to zrobić tak, by dać sobie największe szanse. Ponadto utrzymywanie z nimi relacji zaprocentuje w przyszłości kolejnymi wspólnymi działaniami.

7. Pamiętaj o regularnej komunikacji i raportowaniu

Raz podpiszesz umowę, dostaniesz zgodę, zorganizujesz pierwsze spotkanie – ale równie ważne jest, żeby kontrolować, czy obie strony pamiętają ustalenia:
– Szkoła: czasami dyrekcja zapomina, że obiecała wyłączyć salę między lekcjami lub dołożyć środki na materiały. Warto wtedy wysłać SMS czy krótki mail: „Pani Dyrektor, przypominam, że jutro mamy warsztaty od 14:00 w sali 12. Czy wszystko gotowe?”
– Samorząd lokalny: urzędnicy mają swoje terminy, a jeśli nie będziecie wysyłać raportów, może się okazać, że po pół roku przepadnie Wam część środków albo dotacja zostanie cofnięta. Zadbajcie o kalendarz przypomnień: „Do 15 czerwca musimy przesłać raport merytoryczny, do 30 czerwca faktury”.

Dzięki regularnemu przypominaniu się unikniesz nieporozumień i pokażesz obu stronom, że traktujesz waszą współpracę poważnie.

8. Buduj mosty, a nie mury – od konfliktu do dialogu

Zdarzy się moment, gdy dyrekcja nie zgodzi się na jeden punkt imprezy („Za głośno”, „Brak ubezpieczenia”, „Za dużo hałasu”), a urzędnik nie przyzna pełnej kwoty („Tylko połowa, bo budżet już roczny…”).
Recepta:

1. Nie „biegnij” od razu ze sprzeciwem: nie odsądzaj od czci i wiary, nie punktuj błędów – wejdź w dialog: „Proszę o wsparcie, jak możemy dopasować się do waszych wymogów? Czy wystarczy, jeśli będziemy mieli dodatkowy dozór, czy może zainstalujemy wygłuszacze lub wybierzemy mniejszą salę?”
2. Zaproponuj alternatywę: pokaż otwartą postawę. „Rozumiem, że 14:00 to za głośno. Czy gdybyśmy zaczęli o 15:00 i skrócili prezentacje o 30 minut, byłoby ok?”
3. Zadbaj o atmosferę współpracy: odzywaj się w spokojnym tonie, dziękuj za każde „nie” i pytaj: „Co jeszcze mogę poprawić?”. Nawet jeśli usłyszysz „nie” 10 razy, za jeden dobry ruch na końcu możesz dostać „tak”.

Konflikt rozwiązuje się wtedy, gdy obie strony rozumieją wzajemne ograniczenia i znajdują wspólny teren – a Ty po prostu musisz być pomysłowy i uprzejmy.

9. Pokaż efekty i świętuj wspólne sukcesy

Raz w semestrze warto zorganizować krótkie spotkanie podsumowujące współpracę z władzami:
– W szkole: zaproś dyrekcję i przedstaw SU, powiedz: „Dzięki waszemu wsparciu zorganizowaliśmy… Oto lista osiągnięć i wpływ na uczniów…”. Pokaż, ile młodzieży zaangażowałeś, jakie umiejętności zdobyli, jakie korzyści miał ośrodek.
– W samorządzie lokalnym: napisz prosty raport lub zrób prezentację podczas sesji rady, gdzie opowiesz, ile osób wzięło udział, jakie działania były wspierane, jakie nagrody czy certyfikaty otrzymali młodzi. Wręcz małą pamiątkę (np. podziękowanie, certyfikat „Młodzieżowego Partnera”) tym, którzy pomagali.

To świętowanie wzmacnia relacje i sprawia, że w przyszłości urzędnicy czy dyrektorzy będą bardziej otwarci na Twoje propozycje – już będą wiedzieć, że z Wami jest efekt i że działacie rzetelnie.

10. Nigdy nie przestawaj pytać o feedback i udoskonalać proces

– W szkole: po zakończonym projekcie przeprowadź krótką ankietę wśród nauczycieli: „Czy współpraca przebiegła gładko? Co można zmienić następnym razem? Czy ktoś potrzebował dodatkowych informacji?”
– W samorządzie: poproś urzędnika o krótką rozmowę: „Jak ocenia Pan/Pani nasz wniosek? Co możemy poprawić do kolejnej rundy? Jakie dokumenty byłyby mile widziane?”.

Feedback to nie krytyka, to prezent – dzięki temu dowiesz się, co można usprawnić, a jednocześnie pokażesz, że traktujesz współpracę jako wspólną drogę rozwoju. W efekcie kolejne projekty będą szybciej zatwierdzane i lepiej dostosowane do oczekiwań „drugiej strony”.

Na koniec
Współpraca z władzami szkoły i samorządu lokalnego to nie wyścig, w którym za wszelką cenę trzeba udowodnić, że jesteś młodą siłą. To raczej taniec – trzeba poznać kroki (procedury), wyczuć rytm (kiedy i jak pisać), umieć poprosić o prowadzenie (kto jest Twoim punktem kontaktu) i dobrze reagować na każdą zmianę tempa (kiedy okazuje się, że projekt trzeba zmodyfikować). Jeśli zastosujesz powyższe wskazówki: poznasz procesy, zbudujesz relacje, porozumiesz się językiem potrzeb, będziesz elastyczny, transparentny, poprosisz o wsparcie mentorów, a na koniec pokażesz realne efekty i zbierzesz feedback – twoja współpraca z władzami będzie owocna i trwała.

Powodzenia w łączeniu sił – naprawdę warto!