Spotkania z władzami miasta – jak się przygotować i co warto powiedzieć

Pierwsze spotkanie z prezydentem, burmistrzem czy radnymi może stresować. W końcu nie codziennie rozmawia się z osobami, które podejmują decyzje o tym, jak wygląda nasze miasto. Ale spokojnie – to nie egzamin, tylko rozmowa. Tyle że warto się do niej dobrze przygotować. Zebraliśmy kilka rzeczy, które pomogły nam podejść do takich spotkań pewnie i z głową.

1. Przygotuj się – konkretnie i na temat
Zanim pójdziesz na spotkanie, odpowiedz sobie (albo zespołowo) na kilka pytań:
– Po co się spotykamy? (czyli jaki jest główny cel rozmowy)
– Co chcemy zaproponować albo czego się dowiedzieć?
– Jakie argumenty mogą przekonać władze do naszego pomysłu?

Im bardziej konkretni jesteście, tym lepiej. Zamiast mówić ogólnie: „chcemy więcej wydarzeń dla młodzieży”, lepiej powiedzieć: „proponujemy organizację trzydniowego festiwalu młodych talentów – mamy gotowy pomysł, plan i listę potencjalnych partnerów”.

2. Ustalcie podział ról
Jeśli idziecie jako zespół (np. delegacja Młodzieżowej Rady), dobrze ustalić wcześniej:
– kto prowadzi rozmowę
– kto przedstawia pomysł
– kto odpowiada na pytania
– kto robi notatki

Dzięki temu nie przerywacie sobie i nie wpadacie sobie w słowo. Wygląda to profesjonalnie i robi dobre wrażenie.

3. Zadbajcie o formę prezentacji pomysłu
Warto mieć ze sobą:
– krótki dokument lub prezentację z podsumowaniem pomysłu
– wizualizację (np. plakat, grafikę, mapkę, zdjęcia podobnych działań)
– kosztorys lub listę potrzeb (nie musicie znać cen co do złotówki – chodzi o orientacyjne informacje)

To pokazuje, że jesteście dobrze przygotowani i nie przyszliście tylko pogadać, ale macie realny plan.

4. Mówcie językiem faktów i korzyści
Zamiast skupiać się na emocjach („bo my młodzi też chcemy coś robić”), pokażcie wartość dla miasta:
– Ilu uczniów skorzysta z projektu?
– Czy może to pomóc wizerunkowo (np. promocja miasta)?
– Jakie problemy rozwiązuje ten pomysł?
– Czy młodzież się dzięki temu bardziej zaangażuje w życie miasta?

Władze często myślą „systemowo”, więc jeśli pokażecie, że Wasz projekt jest dobrze przemyślany, ma sens i mieści się w realiach miasta – macie duże szanse.

5. Słuchajcie i zadawajcie pytania
To nie monolog! Jeśli usłyszycie wątpliwości lub uwagi, nie odbierajcie ich jako krytykę – tylko jako szansę na ulepszenie pomysłu.
Zadawajcie pytania:
– Co jest możliwe do zrealizowania w najbliższym czasie?
– Czy są programy wsparcia dla młodzieżowych inicjatyw?
– Jakie są formalne kroki, które trzeba podjąć po spotkaniu?

6. Zakończcie z klasą
Na koniec warto:
– podziękować za rozmowę
– przypomnieć, że czekacie na odpowiedź lub dalszy kontakt
– ustalić, kto i kiedy się odezwie w sprawie dalszych działań

Można też zostawić swój kontakt lub materiały – żeby rozmowa nie zniknęła w natłoku innych spraw.

Nasze doświadczenie:
Podczas jednego ze spotkań przedstawiliśmy pomysł stworzenia młodzieżowej strefy wypoczynku na skwerze w centrum. Mieliśmy mapkę, zdjęcia inspiracji i ankietę z wynikami, które pokazują, że młodzież chce takiego miejsca. Efekt? Miasto zgodziło się sfinansować projekt pilotażowy – a my jesteśmy w trakcie jego realizacji 💪

Podsumowując:
Spotkanie z władzami miasta to nie powód do stresu, tylko okazja do prawdziwego wpływu. Bądźcie konkretni, rzeczowi, dobrze zorganizowani – i nie bójcie się mówić w imieniu młodych. Kto jak nie my?